Contoh Surat Penawaran Untuk Barang, Jasa & Kerjasama

Emir Al February 26, 2024

suaramuda.co.id – Sebagai pebisnis atau businessman, kamu pasti sudah tidak asing lagi dengan salah satu jenis atau contoh surat penawaran ini. Selain memiliki pengaruh yang baik dalam membuat jenis bisnis kami berjalan dan laris manis di pasaran. Jenis surat ini masih tergolong salah satu jenis surat yang masih relevan digunakan hingga saat ini.

Dalam dunia bisnis, surat penawaran adalah surat yang bertujuan untuk menawarkan barang/jasa dari suatu perusahaan yang pada umumnya bertindak sebagai penyalur atau pemasok barang/jasa tersebut. Tujuannya tidak lain agar penyediaan barang dan jasa yang diberikan dapat berjalan dengan lancar dan produk yang ditawarkan adalah produk yang dipilih konsumen untuk dibeli, baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah besar.

Apa itu Surat Penawaran?

Meski sudah familiar di kalangan pengusaha, namun masih banyak yang belum mengetahui apa itu surat penawaran. Surat penawaran sendiri merupakan jenis surat yang ditulis dengan maksud menawarkan sejumlah barang atau jasa tertentu kepada suatu perusahaan atau kepada calon konsumen untuk menjalin kerjasama bisnis bagi kedua belah pihak.

Umumnya, surat penawaran diterbitkan setelah surat permintaan penyediaan barang atau jasa dari calon pelanggan kepada distributor telah diterbitkan. Dengan demikian, distributor akan mengeluarkan surat penawaran kepada calon pelanggan. Dengan surat penawaran ini dapat berfungsi sebagai media kerjasama dalam kegiatan ekonomi bisnis dan perdagangan. antara distributor dan konsumen.

Baca juga: Contoh CV Tulis Tangan Lulusan SMK, SMA & Fresh Graduate

Inilah Fungsi Surat Penawaran yang Masih Sering Di Salah Artikan

surat penawaran

Dalam surat penawaran ini memiliki fungsi yang harus kamu ketahui, sehingga kamu tidak akan salah dalam menggunakan surat penawaran tersebut.

  • Dapat mengenalkan produk yang kamu jualkan kepada pihak lain
  • Salah satu cara pemasaran produk
  • Meningkatkan brand awarness ke pihak luar
  • Untuk menjalin kerjasama dengan pihak lain
  • Memperluas networking dan menambah relasi

Berbagai Hal Penting Untuk Diketahui Mengenai Contoh Surat Penawaran

surat penawaran

Dalam membuat surat penawaran ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan. Jadi, saat membuat contoh surat penawaran kamu tidak melewatkan hal-hal yang sebenarnya perlu diketahui oleh calon konsumen yang ingin bekerja sama dengan produk yang kamu miliki. beberapa poin tersebut antara lain:

1. Tawarkan Nama Perusahaan

Nama perusahaan adalah hal terpenting yang harus dilampirkan dalam surat penawaran. Dengan nama perusahaan beserta profil singkatnya. Ini akan memudahkan pelanggan potensial kamu untuk mengetahui jenis perusahaan apa yang kamu miliki.

2. Jumlah Kebutuhan

Banyaknya kebutuhan dan stok barang yang kamu miliki menjadi poin penting selanjutnya yang perlu diperhatikan. Karena banyaknya jumlah barang dan stok yang dimiliki akan memudahkan calon konsumen untuk mengetahui seberapa besar kemampuan distributor dalam melayani kebutuhan pasar yang ada.

3. Merek Produk

Merek dari produk yang kita miliki juga menjadi hal yang tidak boleh dilewatkan. Di mana, beberapa calon konsumen akan memberikan perhatian serius terhadap masalah brand dari produk yang kamu miliki. Katakanlah seseorang membutuhkan peralatan kulkas untuk supermarket. Jadi, itu akan membutuhkan jumlah yang cukup besar. Penawar akan memberikan surat penawaran untuk produk lemari es dan pelindung untuk berbagai produk.

Otomatis, calon pembeli akan memperhatikan merek kulkas apa yang kamu tawarkan setelah melihat contoh surat penawaran yang kamu buat. Begitu juga ketika berhadapan dengan hasil alam berupa sayuran, buah-buahan dan rempah-rempah. Calon penawar sendiri akan melihat sendiri jenis dan ragam produk natural apa saja yang ditawarkan oleh distributor.

4. Harga spesial

Harga memang menjadi salah satu poin krusial dalam hal jual beli. Banyak orang membeli produk karena harganya murah. Namun, tidak sedikit juga orang yang membeli barang karena kualitasnya. Dalam hal pengajuan surat penawaran produk, harus disertakan jaminan harga. Karena setiap calon konsumen menginginkan harga yang terbaik untuk produk yang akan dikerjasamakan dengan konsumen dan distributor.

Menyertakan harga spesial yang akan didapatkan oleh calon konsumen menjadi salah satu hal yang perlu diberikan. Karena calon konsumen tidak membeli produk secara eceran, melainkan dalam jumlah banyak. Jadi, memberikan harga khusus itu wajib.

5. Syarat pembayaran

Memberikan syarat khusus untuk pembayaran juga penting untuk diperhatikan. Karena tidak semua calon nasabah mau melunasi uangnya terlebih dahulu. Nah untuk itu berikan beberapa pilihan syarat pembayaran seperti DP, bayar di tempat, atau bisa juga dengan tunai untuk contoh surat penawaran yang kamu buat.

6. Cara Pengiriman

Cara pengiriman produk dari distributor ke calon konsumen juga penting dalam contoh surat penawaran. Karena dengan menjelaskan cara pengiriman ke konsumen akan membuat konsumen mengetahui bagaimana produk dikemas dan dikirim sampai tujuan.

7. Sifat Penawaran

Berdasarkan sifat penawarannya, ada 3 jenis surat penawaran, yaitu:

  • Surat penawaran Berikat yaitu penawaran antara distributor dengan konsumen jika terjadi perubahan baik jumlah produk yang dijual maupun jika terjadi perubahan harga.
  • Surat penawaran tidak terikat atau gratis, merupakan penawaran yang berlaku antara distributor dan konsumen. Dimana jika terjadi perubahan jumlah produk atau perubahan harga, distributor tidak harus menunjukkannya kepada konsumen.
  • Term offer, adalah penawaran kerjasama yang hanya terjadi dalam jangka waktu tertentu. Ini banyak digunakan ketika ada penawaran produk dalam bentuk layanan.

8. Kualitas produk

Mutu dan kualitas produk juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan. Dengan memberikan kualitas produk yang ditawarkan akan memberikan keuntungan yang dibutuhkan oleh konsumen. Dalam hal ini, memberikan jaminan merupakan salah satu hal yang dapat dilakukan untuk menjelaskan bahwa kualitas kami telah mendapat jaminan dari distributor.

9. Administrasi

Tidak hanya surat penawaran yang disampaikan kepada konsumen. Dengan menyediakan beberapa administrasi pendukung, akan membuat calon konsumen lebih tertarik dengan produk yang ditawarkan oleh distributor atau sebaliknya. Beberapa dukungan administrasi meliputi:

  • Katalog Produk
  • Daftar Rekam Jejak (TDR)
  • Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
  • Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Begini Cara Menulis Surat Penawaran yang Benar

Dalam menulis surat penawaran yang benar. Maka dari itu perlu diketahui struktur penulisan surat penawaran barang atau jasa yang baik dan benar. Agar konsumen tidak bingung saat membaca surat penawaran yang dikirimkan oleh supplier atau distributor. Struktur penulisan dan cara menulis surat penawaran yang baik adalah:

Begini Cara Menulis Surat Penawaran yang Benar

1. Kop

Pada bagian awal terdapat kop surat dari distributor yang terdiri dari :

Nama perusahaan
Alamat Lengkap
Email dan Kontak

Kepala sekolah

Kepala surat merupakan bagian yang menjelaskan:

Tanggal surat
Nomor referensi
Lampiran
Tentang
Tujuan surat

2. Pembuka Surat

Pembuka surat dalam surat penawaran adalah alinea pembuka yang berisi penjelasan singkat berupa pemberitahuan atau balasan dari surat permintaan sebelumnya terkait produk penawaran.
Bisa juga diawali dengan penjelasan singkat mengenai perusahaan atau distributor yang bergerak di bidang tertentu yang dibutuhkan oleh calon konsumen

3. Isi Surat

Pada isi surat penawaran terdapat paragraf selanjutnya yang menjelaskan secara detail terkait produk yang ditawarkan kepada calon konsumen. Dengan menjelaskan kepada calon konsumen mengenai produk yang ditawarkan maka akan meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap produk yang kita tawarkan. Isi surat penawaran menjelaskan produk yang terdiri dari:

Merek dan warna
Jenis barang atau jasa
Harga
Pembayaran
Pengiriman


Selain deskripsi produk, kamu juga bisa menambahkan penjelasan tertentu sesuai permintaan dan kebutuhan calon konsumen.

4. Sampul Surat

Di akhir surat penawaran terkait dengan harapan dan himbauan untuk dapat segera menjalin hubungan kerja. Selain itu, dapat merevisi beberapa biaya tambahan yang dapat meningkatkan potensi kerjasama antara distributor dan konsumen.

Artikel Lainnya:

Artikel Terkait